Oleh :
Erci
(Mahasiswa Paska Sarjana Institut Pahlawan Dua Belas)
KILASBABEL.COM – Transformasi digital telah mengubah cara kerja berbagai sektor, termasuk bidang pendidikan. Di Indonesia, upaya digitalisasi dalam administrasi pendidikan merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang bertujuan memperbaiki efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi layanan. Kementerian Pendidikan telah meluncurkan berbagai platform digital seperti Dapodik, ARKAS, SIPLah, dan Rapor Pendidikan guna mendukung pengelolaan satuan pendidikan.
Inisiatif ini menggambarkan suatu perubahan struktural dalam pengelolaan informasi, perencanaan anggaran, hingga pemantauan mutu pendidikan. Salah satu manfaat utama digitalisasi adalah meningkatnya efisiensi dalam
pengumpulan dan pengelolaan data pendidikan. Dengan adanya Dapodik, data murid, guru, satuan pendidikan, serta data sarana prasarana yang sebelumnya tersebar di banyak satuan pendidikan sekarang dikumpulkan dan disusun secara rapi dalam satu sistem nasional.
Hal ini memudahkan pengambil kebijakan di berbagai level pemerintahan untuk menyusun program berbasis data yang valid, serta mengurangi pengulangan penginputan data yang tidak perlu dalam pelaporan oleh satuan pendidikan.
Keuntungan lain dari sistem digital adalah terbukanya pengelolaan anggaran secara transparan. Melalui ARKAS dan SIPLah, perencanaan dan pelaksanaan anggaran oleh satuan pendidikan dapat dilacak secara online melalui internet dan hasilnya langsung bisa dilihat saat itu juga oleh dinas pendidikan maupun lembaga pengawas. Kondisi ini dapat menekan potensi penyalahgunaan dana dan memperkuat akuntabilitas kepala satuan pendidikan dalam
pengelolaan keuangan.
Kemudahan dalam mengakses layanan juga menjadi keunggulan dari sistem digital. Proses administratif seperti pengajuan dana BOS, mutasi murid, serta penilaian kinerja dapat dilaksanakan secara online, tanpa harus melewati jalur birokrasi yang panjang. Dengan sistem digital, semua bisa dikerjakan dari satuan pendidikan langsung bahkan dari rumah asal ada koneksi internet. Ini juga sangat membantu satuan pendidikan yang berada di pelosok yang sebelumnya harus menempuh perjalanan jauh cuma untuk urusan administratif.
Sekarang, tinggal klik sana sini, semua bisa beres lebih cepat dan efisien. Digitalisasi juga membantu proses evaluasi mutu pendidikan melalui sistem seperti Rapor Pendidikan. Platform ini menyajikan data tentang capaian murid, kualitas pembelajaran, serta kondisi satuan pendidikan dalam format yang mudah dipahami. Dengan demikian, perencanaan satuan pendidikan dapat dilakukan berdasarkan pemetaan mutu yang objektif, bukan sekadar asumsi atau kebiasaan lama.
Meski menawarkan banyak manfaat, penerapan digitalisasi juga menghadapi sejumlah kendala. Salah satunya adalah ketimpangan akses terhadap infrastruktur teknologi antar daerah. Satuan Pendidikan yang berada di wilayah 3T (terdepan, terluar, tertinggal) kerap mengalami kesulitan dalam mengakses internet atau tidak memiliki perangkat yang memadai untuk mengoperasikan sistem digital. Selain itu, rendahnya kompetensi digital di kalangan tenaga pendidik dan staf administrasi menjadi persoalan yang tak kalah serius.
Banyak guru dan kepala satuan pendidikan masih belum terbiasa dengan teknologi informasi, sehingga proses
digitalisasi dianggap menyulitkan. Bahkan, beban administratif mereka dapat bertambah karena harus menyesuaikan diri dengan sistem baru yang lebih kompleks.
Masalah lainnya adalah belum optimalnya integrasi antar sistem digital yang dikembangkan. Satuan pendidikan sering kali harus memasukkan data yang sama ke berbagai aplikasi berbeda, seperti Dapodik, ARKAS, dan sistem pelaporan lainnya. Kurangnya sinkronisasi ini menambah beban kerja dan menyulitkan pengelolaan data yang efisien.
Interaksi personal antara satuan pendidikan dan dinas pendidikan juga berkurang akibat adanya sistem digital ini. Proses komunikasi yang sebelumnya bisa dilakukan secara langsung kini lebih banyak digantikan oleh input sistem, yang kadang tidak fleksibel dalam menangani masalah mendesak. Akibatnya, respons terhadap kondisi khusus di lapangan bisa melambat.
Banyak satuan pendidikan, terutama di tingkat SD dan SMP, belum benar-benar paham soal pentingnya menjaga keamanan data di internet. Padahal, mereka setiap hari menginput dan menyimpan banyak informasi penting seperti nama lengkap siswa, alamat rumah, data keluarga, bahkan nomor induk kependudukan (NIK). Karena kurangnya pemahaman tentang keamanan siber (cyber security), banyak sekolah masih menyimpan data dengan cara yang kurang aman. Misalnya, pakai password yang gampang ditebak, buka email atau link sembarangan, atau simpan data penting di komputer tanpa perlindungan. Akibatnya, data itu bisa dicuri, diretas, atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Sehingga dikhawatirkan informasi pribadi murid atau guru bisa bocor ke orang luar, lalu dipakai untuk hal-hal negatif seperti penipuan, pencurian identitas, atau penyebaran data tanpa izin.
Dari sisi kebijakan, sebagian besar sistem digital dikembangkan tanpa melibatkan langsung pihak satuan pendidikan dalam tahap awal perancangannya. Alhasil, banyak aplikasi yang tidak selaras dengan kebutuhan praktis di lapangan dan justru menambah beban administratif. Hal ini menunjukkan lemahnya pendekatan partisipatif dalam inovasi kebijakan digital.
Untuk mengatasi berbagai tantangan tersebut, penguatan kapasitas literasi digital bagi pendidik dan tenaga kependidikan perlu menjadi prioritas. Pemerintah sebaiknya tidak hanya menyediakan perangkat dan aplikasi, tetapi juga memberikan pelatihan dan pendampingan secara berkelanjutan, terutama di daerah yang tertinggal secara digital.
Langkah penting lainnya adalah membuat semua sistem digital pendidikan bisa saling terhubung. Maksudnya, kalau satuan pendidikan sudah memasukkan data ke satu aplikasi misalnya jumlah murid atau jumlah dana BOS di satu aplikasi, maka data itu otomatis juga akan masuk ke aplikasi lain yang butuh informasi yang sama. Dengan cara ini, pekerjaan jadi lebih cepat, lebih rapi, dan tidak akan makan banyak waktu. Tapi tentu saja, semua sistem itu juga perlu dicek dan diperbarui secara berkala, supaya tetap cocok dengan kebutuhan di lapangan dan bisa menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi.
Penting pula bagi pemerintah untuk memastikan keberlanjutan sistem digital dari sisi pengelolaan, pendanaan, dan pemeliharaan. Digitalisasi tidak cukup hanya dengan peluncuran aplikasi, perlu strategi jangka panjang untuk menjaga stabilitas dan relevansi sistem yang dikembangkan. Koordinasi antara pusat dan daerah juga menjadi kunci sukses implementasi kebijakan ini. Sebagai penutup, digitalisasi sistem administrasi pendidikan menghadirkan potensi besar dalam memperbaiki tata kelola dan pelayanan pendidikan. Meski memiliki banyak keunggulan, implementasinya harus disertai kesadaran akan tantangan dan keterbatasan yang ada. Digitalisasi semestinya menjadi alat bantu yang memperkuat fungsi satuan pendidikan, bukan menjadi beban tambahan. Dengan perencanaan yang tepat dan dukungan menyeluruh, digitalisasi dapat menjadi motor penggerak transformasi pendidikan di Indonesia. (*)
