Oleh: Dwi Okta Wijaya
(Mahasiswa Pasca Sarjana Administrasi Publik Institut Pahlawan 12)
———————————————————–
UNDANG – UNDANG ASN Nomor 20 Tahun 2023 menginginkan ASN yang mempunyai integritas, bekerja secara profesional, bebas dari intervensi politik dan KKN, serta berorientasi pada pelayanan publik. Salah satu usaha yang perlu dilakukan untuk mencapai semua itu adalah diperlukannya optimalisasi pelayanan dan keterbukaan layanan kepegawaian, terbaruinya informasi, pemanfaatan teknologi digital dan tentunya kepedulian yang tinggi.
Tantangan dalam manajemen kepegawaian di instansi pemerintah sering kali berkutat pada persoalan klasik seperti birokrasi yang lambat, data kepegawaian yang tidak akurat, dan minimnya komunikasi internal. Di Dinas Kelautan dan Perikanan (DKP) Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, berbagai permasalahan ini tidak hanya menghambat efisiensi kerja, namun juga berdampak besar pada motivasi dan efektifitas kerja pegawai.
DKP Provinsi Kepulauan Babel mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kelautan dan perikanan yang menjadi kewenanngan daerah dan tugas pembantuan yang ditugaskan kepada provinsi. Didalam usaha melaksanakan fungsinya, perlu dilakukan peningkatan kapasitas aparatur dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat untuk penguatan reformasi birokrasi internal perangkat daerah.
Pelayanan publik adalah bentuk pelayanan yang dilaksanakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Namun didalam instansi, konsep ini relevan untuk memastikan efektifitas jalannya suatu instansi, sering disebut sebagai pelayanan internal. Pelayanan ini merupakan layanan yang diberikan satu unit/bagian/individu kepada unit/bagian/individu lainnya dalam organisasi yang sama. Penerapan ini dapat menciptakan organisasi yang berkinerja tinggi. Esensinya adalah memenuhi kebutuhan penerima layanan dengan kualitas terbaik.
Inovasi dalam pelayanan seharusnya tidak hanya sebatas pada ruang lingkup pengadopsian teknologi digital, namun dapat juga berfokus pada inovasi yang berbasis kepedulian. Pendekatan ini menempatkan pegawai sebagai aset utama yang harus diperhatikan secara holistik, baik dari sisi profesionalisme maupun personal.
Isu-isu terkait kepegawaian yang muncul antara lain minimnya kejelasan informasi seperti informasi kepegawaian terkini, termasuk pemanfaatan teknologinya, sehingga sering menyebabkan kebingungan dan kesalahan dalam proses administrasi kepegawaian. Lamanya waktu dalam proses kepegawaian dan kompleksitas prosedur juga menjadi masalah pelik. Prosedur administrasi kepegawaian dianggap berbelit-belit dan memerlukan waktu cukup lama. Masalah lainnya adalah kekurangan peralatan dan pegawai yang sesuai jabatan dan tugasnya dalam bidang kepegawaian. Banyaknya urusan kepegawaian yang harus ditangani tidak berbanding lurus dengan sumber daya yang ada.
Optimalisasi pelayanan kepegawaian mutlak harus dilakukan, diantaranya melakukan inovasi internal dengan basis kepedulian, sebuah pendekatan yang tidak hanya berfokus pada peningkatan efisiensi dan teknologi, namun menempatkan motivasi dan kebutuhan personal pegawai sebagai bagian penting. Pegawai harus dipandang sebagai individ yang juga memiliki tantangan dan kebutuhan yang tidak hanya di dalam kantor, namun juga di luar kantor. Ini diharapkan dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat, produktif, dan loyal. Pegawai merasa bahwa intansi peduli dan menempatkan mereka sebagai manusia yang tidak hanya menjadi objek pemenuhun tujuan organisasi. Pendekatan ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan kinerja instansi secara keseluruhan.
Inovasi Pelayanan Kepegawaian Memadai atau LAYANI menjadi bagian dari optimalisasi pelayanan kepegawaian di DKP Provinsi Kepulauan Babel, selain berusaha mengatasi isu-isu umum yang kerap terjadi dalam bidang kepegawaian, namun juga memberikan rasa kekeluargaan dan kepedulian yang menempatkan pegawai sebagai individu berharga dengan kebutuhan dan tantangan yang berbeda-beda. Pegawai dipandang sebagai mitra yang saling mendukung satu sama lain, bukan sekedar sumber daya yang mesti dimanfaatkan saja.
Beberapa hal yang dilakukan dalam LAYANI, antara lain:
1. Pendampingan
Ini menjadi bagian inti dari layanan ini. Aplikasi terkait manajemen kepegawaian untuk ASN Pemerintah Prov. Kep. Babel sudah dikeluarkan oleh BKPSDMD Prov. Kep. Babel dengan SATAM-ASN, dan ASN Digital oleh Badan Kepegawaian Negara. Selanjutnya bagaimana aplikasi ini dapat dimanfaatkan seefektif mungkin disaat informasi pemanfaatan fitur-fiturnya terbatas dan cenderung mengharapkan ASN untuk mencari tahu dan mengeksplorasi sendiri cara penggunaannya.
Oleh karena itu, perlu dilakukannya pendampingan dalam proses layanan kepegawaian dan pemanfaatan aplikasi yang ada. Pemberi layanan harus siap membantu dan mendampingi pegawai, tidak hanya pasif namun aktif. Tidak hanya menunggu, tapi dapat juga menjemput bola.
Ruang untuk komunikasi yang transparan dan partisipatif pun digelar. Pegawai dapat berkonsultasi tentang masalah kepegawaian seperti adanya ConsDesk di waktu kerja dan saluran percakapan atau ChatCanal sepanjang waktu, menjadi fasilitator masalah yang terjadi antara atasan dan bawahan, dan lain-lain.
Saluran komunikasi dibangun untuk memungkinkan pegawai menyampaikan masukan, keluhan, dan kritik. Pegawai harus dipastikan memiliki akses yang sama terhadap informasi penting kepegawaian, seperti kenaikan pangkat, peluang karir, kinerja instansi, kebijakan-kebijakan terbaru, dan sebagainya.
2. Layanan Tepat, Cepat dan Peduli
Layanan kepegawaian haruslah dilakukan tepat secara administrasi, cepat dalam proses penyelesaiannya, dan pegawai merasa dipedulikan oleh pemberi layanan. Saat pegawai menghadapi kesulitan atau pertanyaan, pemberi layanan harus memberikan bantuan dan Solusi dengan cepat dan tepat. Saluran komunikasi terbuka sepanjang waktu, baik telepon atau fitur percakapan, dan pegawai akan mendapatkan respon secepatnya dari pemberi layanan. Dengan begitu, pegawai merasa bahwa petugas peduli dengan mereka.
Pendekatanpun harus proaktif, bahwa layanan tidak mesti menunggu ada masalah, namun mengingatkan juga apa yang menjadi kebutuhan terkait layanan mereka sehingga dapat meminimalisir kesalahan administratif dan prosedur, serta menghindari keterlambatan penyelesaian. Informasi dapat diberikan terlebih dahulu, sebelum pegawai membutuhkannya.
3. Sosialisasi dan Informasi
Pemberi layanan selalu memberikan informasi atas layanan kepegawaian secara berkala dan melakukan sosialisi jika diperlukan untuk semua hal-hal baru yang berkaitan dengan manajemen kepegawaian. Ini dapat menjadi jembatan penting tersampaikannya suatu kebijakan atau aturan kepada ASN. Suatu upaya memastikan setiap pegawai terinformasi, terlibatkan, dan menjadi paham. Sosialisasi dapat dilakukan dengan melibatkan pihak yang berkepentingan seperti BKPSDMD atau perwakilan pegawai yang berkaitan dengan masalah berkenaan. Dengan ini, pegawai tidak hanya patuh aturan, namun dapat membangun kesadaran dan pemahaman mereka tentang hal yang berkaitan dengan manajemen kepegawaian.
4. Pemanfaatan Teknologi
Teknologi digital di era sekarang menjadi suatu keharusan dalam memberikan layanan yang cepat, sederhana, dan transparan. Pemanfaatan aplikasi kepegawaian SATAM-ASN dilakukan secara optimal, migrasi presensi by machine menuju by mobile, dan pendampingan atau konsultasi melalui media whatsapp ataupun telepon dilakukan. Teknologi dapat membangun organisasi yang adaptif.
Optimalisasi berbasis kepedulian ini adalah suatu proses berkelanjutan yang membutuhkan komitmen dan adaptasi. Pemberi layanan harus produktif dan melibatkan diri sehingga pegawai merasa diperhatikan. Budaya kerja yang baik berpengaruh besar dalam hal ini. Komunikasi yang lancar, lingkungan kerja yang inklusif dan saling menghormati antar pegawai akan meningkatkan loyalitas dan produktifitas kerja pegawai dalam usaha mereka semua mencapai tujuan Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.
“Melayani pegawai di dalam instansi dengan baik, sehingga pegawai dapat optimal melayani masyarakat di luar instansi”.(*)
